Sonja Utz

Hochzeitsplanerin (IHK)

M. Sc. Betriebswirtschaft (Uni) 

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  • Sonja Utz

Findet eure Traumlocation mit meinem 3-Punkte-Plan

Aktualisiert: 26. Aug 2019

Wo soll geheiratet werden? Eine der schwierigsten und langwierigsten Aufgaben in der Hochzeitsplanung. Es kommt auf so viele Dinge an und ist eines der wichtigsten Elemente der Hochzeit. Ambiente, Essen, Service, Größe, Entfernung, das richtige Datum... Alles muss passen. Die Ansprüche sind hoch. Damit ihr keine Fehler bei der Buchung eurer Traumlocation macht, zeige ich euch meinen 3-Punkte Plan für die Traumlocation. Wichtiger Tipp: Lasst euch das Hochzeitsdatum offen! Erst wenn ihr ein paar mögliche Termine von eurer Traumlocation habt, solltet ihr das Datum festlegen. Damit spart ihr euch viel Recherche und seid wesentlich flexibler in der Planung.


1. Wichtigste Fragen zu Beginn klären

Umkreis festlegen - in welcher Region wollt ihr feiern?

Habt ihr schon einen Trauort festgelegt? Wo wird die Kirche oder das Standesamt sein, in dem ihr heiratet? Die Feierlocation sollte nicht länger als 20 Minuten Autofahrt davon entfernt sein. Lange Autofahrten sind auf Hochzeiten nervig und nehmen die gute Stimmung. Je näher die Location, desto besser. Seid ihr noch flexibel mit dem Ort der Trauung, dann bietet es sich natürlich an im Umkreis eures Wohnortes oder eures Lieblingsortes zu suchen und danach den Trauort festzulegen. Vorsicht bei standesamtlichen Trauungen! Normalerweise kann das Standesamt erst 6 Monate vor dem Termin reserviert werden, was für die Buchung der Feierlocation viel zu spät ist. Auf jeden Fall die Hochzeitslocation zu eurem Wunschtermin und dann den Trautermin beim Standesamt reservieren.


Gästeanzahl festlegen - wer soll mit euch feiern?

Die richtige Location hat die angemessene Größe. Ihr solltet also, bevor ihr euch auf die Suche macht, erstmal festlegen, wie groß eure Hochzeit sein soll? 50 oder 150 oder gar 200 Gäste? Je größer die Gesellschaft, umso schwieriger wird es eine Location zu finden. Die Anzahl der Gäste sollte zur Größe der Location passen. Eine viel zu kleine Location wird gerade im Sommer sehr schnell sehr heiß und stickig und die Gäste strömen nach draußen und bei einer zu großen Location kommt schwer Stimmung auf, weil sich die Leute überall verteilen. Tendenziell empfehle ich, eher eine Hochzeitslocation zu buchen, bei der beinahe die obere Grenze an Gästen erreicht ist. Wobei das natürlich auch von den Räumlichkeiten abhängt. Oft lassen sich Räume optisch verkleinern.


Stilrichtung festlegen - wie wollt ihr heiraten?

Eine grobe Stilrichtung festlegen, erleichtert die Suche sehr. Ihr wollt ja die perfekte Location für euch finden, daher entscheidet der Stil der Hochzeit, welche Locations überhaupt in Frage kommen. Schlosshochzeit? Vintagehochzeit? Scheunenhochzeit? Es gibt so viele Möglichkeiten und für jede Art von Hochzeit gibt es die passende Location. Überlegt euch, was zu euch passt, was seid ihr für Menschen, wie seid ihr als Paar? Welche Musik hört ihr gerne und wo bewegt ihr euch gerne? So kommt ihr recht schnell darauf, ob zum Beispiel eine Märchenhochzeit genau das Richtige für euch ist.


2. Recherche

Ihr habt die Fragen oben beantwortet? Prima, dann könnt ihr euch an die Recherche machen. Nutzt dazu Plattformen wie eventsofa oder die Umkreissuche von Google. Es gibt viele Branchenbücher wie hochzeitswahn oder beauftragte eine Hochzeitsplanerin mit der Suche. Die Recherche kann nämlich sehr aufwendig und nervig werden. Vor allem wenn ihr mit der Planung der Hochzeit spät dran seid, kann es wirklich eine Herausforderung werden und ihr fragt bei zig Locations umsonst an.

Habt ihr drei Locations gefunden, die ihr gut findet und die zu euren oben festgelegten Kriterien passen, dann müsst ihr natürlich anrufen und nach freien Terminen fragen. TIPP: Legt den Hochzeitstermin erst nach der Locationsuche fest! Ihr nehmt euch sonst sehr viel Flexibilität und es wird anstrengend. Außer ihr plant mit zwei Jahren Vorlaufzeit, dann könnt ihr ohne Probleme an einem bestimmten Datum heiraten.


3. Besichtigung

Schaut euch unbedingt mindestens drei Locations an! Verlasst euch nicht auf Bilder und Beschreibungen. Vergleiche sind wahnsinnig wichtig, macht nicht den Fehler, euch nur eine Location anzusehen. (Diesen Fehler habe ich bei meiner ersten geplanten Hochzeit gemacht, war zum Glück meine eigene Hochzeit.) Stellt allen die gleichen Fragen und lasst euren Bauch entscheiden, welches die beste Hochzeitslocation für euch ist.

Wichtige Fragen sind:

Wie lange darf gefeiert werden?

Was kostet es, wenn man länger feiert?

Welche Dekorationselemente sind vorhanden?

Wie teuer ist eine Getränkepauschale, falls es sie gibt (hier gilt: meistens ist es günstiger sie nicht zu nutzen!) und wie sind die Bedingungen? Endet sie um z. B. um 23 Uhr?

Wann ist Sperrstunde, gibt es überhaupt eine?

Muss die Musik ab 22 Uhr leiser gestellt werden?

Bei mitgebrachten Kuchen oder Weinen: Gibt es Teller- bzw. Korkgeld?

Ist die Location exclusiv oder sind noch andere Gäste da?

Bei Hotels ebenfalls: Was ist mit den anderen Gästen?

Bei Bedarf: Sind Feuerwerk, Wunderkerzen, offene Kerzen, Konfetti oder Seifenblasen erlaubt (könnte theoretisch alles verboten sein)?


Vergesst nicht, nach der Besichtigung den Termin, der euch am besten erscheint, zu optionieren. Das geht nicht bei allen Locations. Dort wo es geht, solltet ihr es machen. Aber bitte, wenn ihr euch dann für eine andere Location entscheidet, sagt die optionierten Termine ab. Das erleichtert einfach die Planung und spart der Location Arbeit.


Habt ihr die Hochzeitslocation, dann kann es weitergehen damit, die richtigen Hochzeitsdienstleister zu finden, den ersten groben Ablaufplan und die Gästeliste zu erstellen.